han2cute dan keomongkosongannya

nitip postingan seeeeeeek….

 PEMBUATAN PROPOSAL :

1. PJ kegiatan bertanya kepada KADIV :
a. bulan apa kegiatan dilangsungkan ?
b. siapa PJ tahun sebelumnya ?
c. meminta proposal tahun sebelumnya + format proposal resmi HIMAKOM + nomer surat untuk diberitahukan ke sekretaris (yg update)
d. berapa DPP SPP yang didapatkan ?

2. PJ kegiatan memilih sekretaris dan bendahara :
a. bendahara menyusun anggaran dana (bisa kayak tahun sebelumnya, bisa berbeda, asal DPP SPP sesuai)
b. ketua dan sekretaris membuat proposal bersama-sama (check penulisannya, formatnya, dll dengan cermat)

3. Sekretaris membuat proposal dengan rincian :
a. 1 proposal asli (tidak usah dijilid) dan 2 kopian (dijilid)
b. proposal asli cukup ditandatangani, tidak perlu dicap (sebagai arsip himakom nantinya)
c. proposal kopian ditandatangani dan dicap (selanjutnya serahkan kepada bendahara kegiatan untuk meminta DPP SPP)

4. Bendahara kegiatan menghubungi bendahara umum Himakom untuk masalah penurunan dana DPP sPP (negolah dengan bendum untuk kas bon dulu kalau bisa)

PEMBENTUKAN KEPANITIAAN dan PERSIAPAN KEGIATAN :

1. Ketua memilih koordinator SIE (bisa menunjuk secara pribadi, atau meminta pendapat orang lain sebagai masukan) yang terdiri dari :
SIE ACARA
SIE PDD
SIE OP
SIE KONSUMSI
SIE KSK
SIE DANUS (kalau perlu sponsor)
dll (kalau perlu penambahan SIE, silahkan bentuk)

2. Keanggotaan tiap SIE bisa dipilih oleh ketua ataupun koordinator, namun berdasarkan kesepakatan bersama.

3. Ketua menjelaskan konsep acara yang akan diadakan, seberapa besar dana yang dibutuhkan, dan berapa jumlah DPP SPP yang diperoleh

4. Ketua membuat job desc dan timeline untuk tiap2 SIE

5. Koordinator tiap SIE harus memahami betul apa tugasnya (kalo kurang jelas ya nanyalah sama ketuanya) dan membuat timeline sendiri tp tidak menyalahi timeline ketuanya

6. Koordinator tiap SIE memberitahukan kepada anggota-anggota SIE nya mengenai tugas yang harus dilakukan (usahakan bekerja secara tepat dan cepat)

7. Semua SIE mengerjakan tugas sesuai dengan yang sudah ditentukan dalam job desc dan sesuai timeline

8. Ketua kegiatan selalu memantau perkembangan kerja tiap sie baik personal maupun saat rapat

9. Sering mengadakan rapat-rapat koordinasi menjelang hari H

JOB DESC secara umum :
- ketua :
memimpin dan bertanggung jawab secara penuh terhadap pelaksanaan kegiatan
mencermati kinerja panitia-panitia dan segera lakukan perbaikan jika salah
- sekretaris :
membuat proposal kegiatan
membuat lapoan pertanggungjawaban kegiatan
membuat notulen rapat-rapat
membuat surat-surat keluar
menangani surat-surat yang masuk

- bendahara :
membuat penurunan DPP SPP
mengatur pengeluaran keuangan, dijaga agar tidak mengalami kerugian

- sie acara :
membuat susunan acara
membuat juknis acara
membuat daftar kebutuhan alat2 yg diperlukan untuk mendukung acara
menyusun siapa saja tamu undangan kalau ada loh ya
menjadi time keeper saat berlangsungnya acara
biasanya menjadi MC sekalian

sie pdd :
membuat segala desain (spanduk, poster, baliho, dll)
mengambil foto2 untuk dokumentasi kegiatan
mengatur lokasi pemasangan publikasi (spanduk, poster, baliho, lefalet, dll) yang dibantu oleh OP dalam penyebarannya

- sie op :
menyiapkan segala perlengkapan dan perlatan yg diperlukan (sound system, LCD projektor, dll)
membantu publikasi-publikasi (pasang poster, backdrop, baliho, spanduk, dll)
menyiapkan ruangan atau tempat
survei tempat atau lokasi kegiatan
membereskan ruangan atau tempat kegiatan

- sie konsumsi :
mengurusi hal-hal berbau makanan (peserta, panitia, pembicara, tamu undangan, dll)
bertanggung jawab akan kebersihan ruang atau tempat dari sampah2 makanan

- sie ksk :
mengurus surat keluar masuk
membuat absensi panitia dan peserta
mengurusi pendaftaran-pendaftaran
menyimpan data-data yang berhubungan dengan kegiatan (surat, formulir, dll)

- sie danus :
mencari sponsor
berhubungan langsung dengan sponsor
mengontak sponsor

SETELAH KEGIATAN :
- ketua memimpin rapat evaluasi (bisa langsung setelah kegiatan ataupun beberapa hari setelah kegiatan)
- sekretaris membuat notes kecil (format LPJ) untuk dibagikan kepada koordinator-koordinator untuk membuat laporan pertanggungjawaban
- bendahara membuat laporan keuangan dan serahkan kepada sekretaris bersama dengan nota-nota pembayaran
- ketua membuat sambutan pembukaan
- sekretaris menyusun LPJ (sesuai dg format yg ditentukan HIMAKOM)
- sekretaris harus mengumpulkan data selengkap mungkin (nota-nota pembayaran, catatan hasil rapat, dll yang perlu dilampirkan)
- pembuatan LPJ maksimal 2 minggu setelah kegiatan
- pembuatan permintaan DPP SPP maksimal 1 minggu setelah kegiatan (bisa juga dibuat sebelum kegiatan sesuai nego dengan bendahara umum himakom)
- hal lain-lain yang tidak tercantum di atas, bisa dibicarakan dengan KADIV
- jangan lupa ucapkan terima kasih kepada semua panitia yang sudah bekerja semaksimal mungkin yah !!! good luck !!!

PS :
1. pembuatan proposal dan pembentukan panitia biasanya bisa berjalan beriringan…tapi kalau butuh proposal sponsor, berarti harus kerja lebih cepat…
kegiatan intern minimal dipersiapkan 2 bulan sebelumnya, sedagkan kegiatan external, dipersiapkan minimal 3 bulan sebelumnya.
2. jangan lupa manfaatkan SC (steering comintte/PJ tahun lalu) sebagai sumber inspirasi kalian
3. kepala divisi selalu memantau kerja anak buahnya
4. kalau ada rapat, undanglah kadiv dan KDPO
5. jika ada masalahm tanyakan kepada kadiv, kalau masih sulit dipecahkan,tanya ke KDPO. kalau masih tetap sulit, tanya ketua Himakom